Gagner en productivité

 en télétravail

BUSINESS

Nos conseils pour passer la semaine la plus productive de tous les temps en période de crise et tout le reste de l'année 

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ORGANISATION

& EFFICACITÉ  

Situation de crise et productivité - voilà l'enjeu des semaines à venir. Nous avons des solutions pour maintenant mais aussi tout le reste de l'année ! 

Comment être plus productif ? C'est la question que l'on se pose tous en tant qu'entrepreneur.e.s. La productivité ne se résume pas au temps passé mais aux nombres de tâches accomplies. Mais comment y parvenir dans le cas de situations instables ?!

   

L'instabilité est inhérente à la vie de l'entrepreneur. Aujourd'hui nous vivons une crise particulière, mais hier vous avez déjà fait face à des situations instables dont vous vous êtes sorti.e.s. - Gardez cette dimension à l'esprit !

   

En chinois l'idéogramme crise se compose de deux notions : danger et opportunité. Cette situation est donc aussi une formidable opportunité ! Embrassez pleinement l'instabilité comme un point de repère et créez votre stabilité grâce à nos techniques d'organisation. Intégrez des principes simples à mettre en place qui vous feront gagner réellement en efficacité. L'entrepreneuriat est un marathon. Il faut tenir dans la durée, prendre les bonnes directions ​et savoir accélérer quand vous êtes prêt.e.s. 

  

Nous avons tou.te.s des réunions, des rendez-vous, des problèmes à régler, des offres à conclure. Maîtriser l'art de la gestion du temps afin de tout rayer de votre liste de tâches, tous les jours, est plus facile à dire qu'à faire. Cela commence déjà par ne plus perdre de temps pour choisir quelles sont vos priorités. 

 

Dans cet article, nous verrons comment identifier les tâches qui font la différence et quelles sont les techniques, conseils et habitudes à suivre pour être plus producti.f.ve au quotidien. Un concentré de nos techniques quotidiennes ! On espère que cet article vous sera aussi utile qu'à nous ! 

N'hésitez pas à nous dire en commentaire si cet article vous a été utile et partagez avec nous les prochains sujets que vous souhaitez que nous abordions.  

Bonne lecture ! 

P.S Une surprise vous attend à la fin ;-) 

N°1

NOS 6 CONSEILS HOME OFFICE 

   

Que vous soyez chez vous et dans quelques semaines dans un café ou au bureau - vous le savez déjà - mais nous allons vous le répéter : votre productivité ne se mesure pas au nombre d'heures mais aux tâches accomplies.

Voici 6 clés que nous mettons en pratique peu importe le lieu où nous nous installons. Il faut dire que pendant cette période, elles nous ont aidé à maintenir le cap et à continuer d'être efficace.

 

1 - UN ESPACE DE TRAVAIL CLAIR "faites-vous un vrai espace de travail " cette injonction IKEA vue 100 fois, vous n'en avez pas forcément besoin. Il n'y a pas de bon ou de mauvais espace hormis celui qui vous est nécessaire. L'important : installez-vous dans une pièce rangée. La clarté sera toujours votre alliée. Si vous travaillez de chez vous de manière permanente ou ponctuelle, avoir un espace lisible laisse de l'espace à votre cerveau. 

 

2 - NON à la TO-DO LIST à rallonge !

Fixer vous des niveaux d'objectifs : courts, moyens et longs terme. Les courts, doivent être réalisés dans la journée, les moyens dans la semaine et les longs au mois.  

3 - PLANIFIEZ JOUR PAR JOUR :  cadrez votre journée. Faites-vous un planning réaliste. Il doit prendre en compte votre environnement (rendez-vous pro et perso, enfants, etc...). En dédiant des timing définis de 1h en moyenne par tâche, vous serez moins stressé.

Exemple : votre call de 11h se décale et vous avez la dictée de la première à faire ? Pas de problème, vous échangez les plages horaires. 

4 - FAITES DE VOTRE SITUATION UN AVANTAGE : En travaillant de chez vous, vous pouvez avoir une meilleure maîtrise de votre temps. Essayez de vous aménager des horaires légèrement en décalé. 1h plus tôt le matin c'est la garantie de pouvoir accomplir 1 ou 2 tâches en étant au calme. 

5. SOYEZ FLEXIBLE - n'ayez pas peur du mouvement. L'imprévu peut, aussi être votre allié.  Le succès est un savant mélange entre flexibilité et régularité. Trouvez votre point personnel de régularité : 

- des horaires fixes 

- des jours dédiés au travail 

- une mécanique de plage horaire (1h pour traiter les demandes mails, 1h pour les appels etc...)  

6. FAITES DES BILANS RÉGULIERS - Ecrivez vos pensées, idées, sans vous attarder dessus. En fin de semaine faites le bilan pour savoir si elles doivent être considérées comme de nouveaux objectifs et être intégrées à votre prochain planning. 

N°2

UN LUNDI PRODUCTIF COMMENCE UN VENDREDI

   

  On vous l'affirme ! Faire le point en fin de semaine est la clé d'une semaine pro-active Créez-vous une routine simple. Voici une proposition - Verre de vin ou thé délicieux à la main - faites la liste de : 

VOS VICTOIRES Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Quelles sont les tâches qui vous avez

clôturées ? Assurez-vous de les célébrer et d'en profiter. Le recul permet de constater que vous êtes vraiment génial.e !   

   

DES TÂCHES NON ACCOMPLIES Sont-elles suffisamment importantes pour être reportées à la semaine prochaine? Est-il plus logique de les déléguer - car au fond vous le savez - elles vont devenir des boulets? Sont-elles superflues et être supprimées? 

   

SITUATIOINS & TACHES QUI VOUS SEMBLE DIFFICILES Écrivez vos difficultés et faites leur correspondre des solutions. Souvent, juste en écrivant, vous comprendrez la source du problème et ce dont vous avez besoin pour le résoudre.

   

AVEC QUI SOUHAITEZ-VOUS VOUS CONNECTER LA SEMAINE PROCHAINE ? Le succès d'une petite entreprise repose sur le fait d'être bien entouré.e : collaborat.rice.eur.s de projet, accompagnement administratif, écosystème entrepreneurial ou prospection client. Prenez LE rendez-vous qui va vous faire avancer ! 1 par semaine c'est déjà extra ! 

     

VOTRE PLANNING Commencez par faire le planning de la semaine suivante. Ecrivez les grandes lignes, les rendus attendus. Cela vous permettra de cadrer les projets et de savoir si vous pouvez en prendre de nouveaux.  Vous arrivez serein.e le lundi matin et pourrez débuter votre semaine immédiatement ! 

 

N°3

ORGANISER VOS TÂCHES À LA SEMAINE

   

Dans l'organisation de la semaine, nous ne savions jamais par quoi commencer. Tout nous semblait être des priorités absolues : les demandes clients, le développement de la société, la communication, la compta, le suivi des projets. Ne prenant comme point repère que les deadline, nous avions l'impression de passer notre temps à gérer des urgences. Puis, nous avons pris du recul grâce aux niveaux d'objectifs :

    COURT TERME : à la journée 

    MOYEN TERME : pour la semaine 

    LONG TERME : au mois et plus 

Nous nous sommes rendues compte que : même si nous avons beaucoup d'imprévus et de demandes de dernière minute, nous pouvions aussi avoir une organisation stable à la semaine. 

N°4

METTEZ-VOUS EN MODE AVION !

   

Encore un conseil à l'américaine ? Carrément et on assume ! L'idée derrière le concept - ne pas être interrompu pendant au moins 45 min pour répondre aux mails et demandes les plus importantes. Non seulement vous réfléchirez à vos réponses avec plus de clarté, mais vous ne serez pas distrait.e par des messages entrants.

   

LA MÉCANIQUE

- En début ou en fin de journée, lisez vos mails.

- Sélectionnez les plus importants au max. 4.   

- Coupez la Wifi ou passez en mode avion  -notification, message ou appel ne doivent pas vous interrompre.

- Prenez le temps de réfléchir à la construction de vos emails pour que ceux-ci soient efficaces. Au lieu d'un flot d'échanges cela vous permettra de canaliser les points et d'avoir une rédaction claire pour votre équipe ou vos clients. 

   

En répondant dans le temps que vous vous êtes fixé, vous serez efficace et disponible pour gérer la suite et les autres demandes. Cette interruption de 45min sera votre moment le plus efficace de votre journée ! 

    

N°5

Prenez de vraies pauses

 

Un weekend complet, 1 journée par semaine, 3 jours toutes les 2 semaines, quelques heures bien réparties ou 1 semaines tous les 3 mois - trouvez votre rythme ! Celui qui vous convient et qui prend en compte votre vie personnelle. Ces moments doivent être dédiés à tout sauf au travail. Privilégiez les loisirs, les rendez-vous entre amis ou les moments en famille. 

   

En fonction de l'avancée de votre projet, vous ne pourrez pas accorder le même temps, ici aussi, vous pouvez être flexible mais n'oubliez pas que vous êtes le moteur principal de votre entreprise ! 

Il vaut mieux anticiper plutôt que d'arriver sur un début de burn-out parce que vous n'aurez pas su vous arrêter à temps. Vous ne serez pas un meilleur professionnel ou chef.fe d'entreprise. Il nous aura fallu 4 ans pour assimiler cette notion et comprendre que vouloir repousser toujours plus loin nos limites ne faisait que nous amener à prendre de mauvaises décisions car nos cerveaux n'avaient plus l'espace de réflexion nécessaire. 

Il est essentiel de commencer votre journée en étant reconnaissant de ce que vous avez déjà, afin de ne pas sur-investir l'idée de manque.

En prenant le temps d'analyser ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, vous pouvez être conscient de vos priorités, comprendre comment vous pouvez améliorer votre flux de travail.

Lorsque vous êtes travailleur indépendant et que vous vous efforcez toujours de faire bouger les choses, votre santé mentale est plus importante que jamais.

Utilisez les bons outils pour les bons usages : Slack ou Klaxoon pour l’organisation d’équipe, Google Drive pour les documents et idées à partager, WhatsApp pour les conversations usuelles et Zoom pour les réunions en vidéoconférences. 

Nous avons créé pour vous 3 fiches A4 à imprimer gratuitement pour vous aider à vous organiser. 1 semainier, 1 bilan de fin de semaine et 1 fiche de note créative. À coller au mur de votre bureau ou à poser proche de vous comme des alliés. Vous vous sentirez enfin organisé - l'esprit clair - et aurez la force de vos ambitions. Si vous avez des idées, des envies pour la rubrique business, si l'article vous a aidé ou si vous avez seulement envie de nous dire que vous nous aimé, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire ! 

Vous avez aimé l'article ? des conseils à ajouter ? dites le nous ici :)

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